• 13 April 2020
• 10838x Dilihat
• Artikel Ilmiah

Mengatur Prioritas Kerja Menggunakan Matriks Eisenhower

Mengatur Prioritas Kerja Menggunakan Matriks Eisenhower

Oleh:

Jadwa Amalia, S.Pd, M.M

Widyaiswara Ahli Muda

Balai Diklat Keagamaan Banjarmasin

 

PENDAHULUAN

Kita sering dihadapkan pada sejumlah pekerjaan pada waktu yang bersamaan. Beberapa diantara kita bisa dengan mudah menyelesaikan tumpukan pekerjaan tersebut satu demi satu. Namun ada pula yang bingung harus memulai dari mana untuk mengerjakannya. Apalagi kalau kita menganggap kalau semua pekerjaan itu penting dan harus diselesaikan saat itu juga. Pada akhirnya kita akan terjebak dalam kesibukan yang menguras tenaga dan pikiran sementara hasil dari pekerjaan itu belum tentu sesuai dengan yang kita harapkan.

Dalam menghadapi situasi seperti itu, maka selain kemampuan melaksanakan pekerjaan, kita juga perlu memiliki kemampuan untuk memillah mana pekerjaan yang benar-benar mendesak, mana pekerjaan yang penting, dan mana pekerjaan yang tidak mendesak juga tidak penting. Salah satu instrumen yang dapat membantu kita adalah matriks Eisenhower. Untuk lebih jelasnya tentang apa dan bagaimana matriks Eisenhower ini, akan dibahas pada bagian selanjutnya.

PEMBAHASAN

Matriks Eisenhower merupakan salah satu instrumen yang dapat membantu kita dalam menentukan prioritas suatu pekerjaan. Nama Eisenhower diambil dari nama Presiden ke 34 Amerika Serikat yakni Dwight D. Eisenhower. Semasa tugasnya, beliau dituntut untuk mengambil banyak keputusan besar dan penting diantara sekian banyak tugas yang dihadapinya sehari-hari. Pada tahun 1945, dalam salah satu pidatonya beliau mengatakan bahwa dia memiliki dua permasalahan, yakni permasalahan yang mendesak, dan permasalahan yang penting. Permasalahan yang mendesak tidaklah penting, dan permasalahan yang penting tidak pernah mendesak. Pernyataan inilah yang kemudian dikembangkan oleh para pakar menjadi matriks Eisenhower seperti yang banyak kita gunakan hingga saat ini.

Pada dasarnya matriks Eisenhower membagi pekerjaan ke dalam empat kategori dan kita tinggal memasukkan pekerjaan kita ke dalam kategori yang sesuai. Meski terlihat mudah, ada beberapa kendala yang bisa terjadi saat kita ingin mengimplentasikan matriks Einsenhower ini dalam pekerjaan kita. Salah satu yang paling banyak ditemui adalah kesulitan dalam menentukan apakah pekerjaan ini mendesak atau tidak, penting atau tidak.

Pekerjaan yang mendesak adalah yang memerlukan respon atau tindakan seketika. Biasanya pekerjaan seperti ini memiliki konsekuensi yang jelas jika kita gagal dalam melaksanakannya. Pekerjaan ini juga yang paling sering menimbulkan tekanan atau stress bagi karyawan. Sebaliknya, pekerjaan yang penting mungkin tidak memiliki tenggat waktu tertentu, namun justru memiliki dampak jangka panjang yang lebih besar. Oleh sebab itu pekerjaan ini memerlukan pemikiran dan perencanaan yang matang.

Matriks Eisenhower

Sumber:eisenhower.me/eisenhower-matrix/

 

• Kuadran 1: Do First (Important and Urgent)

Kuadran ini berisi pekerjaan yang penting dan mendesak untuk diselesaikan secepatnya. Mungkin pada hari itu juga, atau pada hari berikutnya. Dapat dikatakan bahwa dalam kuadran ini kita seolah dipaksa untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sebaik dan secepat mungkin. Contoh pekerjaan seperti ini antara lain: menyiapkan dokumen yang diminta oleh pimpinan, atau tugas lain yang diberikan secara tiba-tiba di luar perkiraan kita dan harus diselesaikan secepatnya. Hal-hal di luar perkiraan inilah yang sering mengakibatkan stress pada karyawan.

• Kuadran 2: Schedule (Important but Not Urgent)

Kuadran ini berisi pekerjaan yang penting namun tidak mendesak sehingga bisa diselesaikan lain waktu. Akan tetapi, karena sifatnya yang penting maka pekerjaan ini bisa membawa dampak yang besar baik bagi diri pribadi maupun organisasi. Jika pekerjaan di kuadran satu fokus pada penyelesaian secepatnya, pada kuadran dua ini fokus lebih diarahkan pada kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan berkontribusi dalam mencapai tujuan. Contoh pekerjaan yang dimaksud antara lain membuat perencanaan kegiatan, membuat perencanaan jangka panjang, membangun jejaring kerja, dan mengembangkan relasi pribadi.

• Kuadran 3: Delegate (Not Important but Urgent)

Kuadran ini berisi pekerjaan yang tidak penting bagi kita, namun mendesak untuk diselesaikan. Bisa saja pekerjaan ini sebenarnya merupakan prioritas orang lain yang dimintakan bantuan pada kita. Jika seperti ini, maka memfokuskan diri kita untuk menyelesaikannya bukanlah hal yang tepat. Oleh sebab itu pekerjaan ini bisa didelegasikan pada orang lain sehingga tetap bisa diselesaikan sementara kita fokus pada pekerjaan penting lainnya. Contoh pekerjaan yang dimaksud antara lain: menjawab telepon/pesan yang bukan wewenang kita, menanggapi pertanyaan rekan kerja tentang hal yang sebenarnya bisa dijawab/dikerjakannya sendiri. Jika kondisi tidak memungkinkan menyerahkan atau mendelegasikan pada orang lain, maka kita bisa memberikan informasi atau jawaban seperlunya dan mempersilakan yang bersangkutan menyelesaikan permasalahannya sendiri, atau kita bisa menolaknya  dengan sopan. 

• Kuadran 4: Don’t Do (Not Important and Not Urgent)

Kuadran ini berisi pekerjaan yang tidak penting dan juga tidak mendesak. Pekerjaan atau hal-hal ini, tidak akan berdampak besar pada pekerjaan kita, dan juga tidak mendesak untuk diselesaikan. Contoh pekerjaan atau aktivitas yang dimaksud antara lain: menonton serial drama atau membuka media sosial terlalu lama pada jam kerja. Hal ini bebas dilakukan di luar jam kerja, bahkan bisa saja dilakukan pada jam kerja sebagai selingan. Namun jika dilakukan terlalu lama, akan menghambat penyelesaian tugas terutama yang ada di kuadran satu dan dua.

Meletakkan suatu pekerjaan sebagai penting dan mendesak tentunya merupakan hak masing-masing karyawan. Sesuatu yang dianggap penting oleh saya mungkin tidak dianggap penting oleh Anda. Begitu pula sebaliknya. Namun dengan memahami konsep ini, setidaknya kita bisa menentukan mana yang penting dan mendesak untuk menjadi prioritas yang kita kerjakan. Untuk memudahkan, kita bisa mengawali dengan membuat daftar pekerjaan apa yang harus kita selesaikan. Kemudian, pekerjaan yang ada dalam daftar tersebut kita kategorikan apakah masuk dalam kuadran satu, kuadran dua, kuadran tiga, atau malah kuadran empat. Caranya adalah dengan menanyakan pada diri kita, apakah pekerjaan ini mendesak untuk saya selesaikan? Apakah pekerjaan ini penting dan berdampak besar bagi saya? Jika kita sudah dapat mengkategorikan pekerjaan kita ke dalam masing-masing kuadran, maka kita bisa melakukan evaluasi.

Para ahli mengatakan bahwa kuadran dua adalah “Quadrant of Quality” dimana idealnya kita mengalokasikan waktu kita lebih banyak untuk menangani pekerjaan di dalamnya. Hal ini karena pekerjaan yang bersifat penting namun tidak mendesak biasanya lebih berkaitan dengan tujuan jangka panjang. Oleh sebab itu kita perlu memberi perhatian lebih pada pekerjaan ini. Jika mayoritas pekerjaan kita saat ini ada dikuadran satu, maka kita perlu memperbaiki pola kerja kita agar pekerjaan tidak sampai menumpuk untuk segera diselesaikan. Jika mayoritas pekerjaan ada di kuadran tiga, maka kita perlu mempertimbangkan untuk mendiskusikannya dengan pimpinan atau rekan kerja agar proses pendelegasian atau pembagian tugas bisa berjalan dengan lancar.

PENUTUP

Selain kemampuan melaksanakan pekerjaan, kita juga perlu memiliki kemampuan untuk memillah mana pekerjaan yang mendesak, mana pekerjaan yang penting, dan mana pekerjaan yang tidak mendesak juga tidak penting. Matriks Eisenhower merupakan salah satu instrumen yang dapat membantu kita dalam menentukan prioritas suatu pekerjaan. Matriks Eisenhower membagi pekerjaan ke dalam empat kategori dan kita tinggal memasukkan pekerjaan kita ke dalam kategori yang sesuai. Melalui matriks ini kita dapat mengetahui pekerjaan mana yang mendesak untuk diselesaikan, pekerjaan mana yang membutuhkan perencanaan dan pemikiran yang lebih mendalam, dan aktivitas apa yang bisa kita delegasikan pada rekan kerja atau orang lain. Dengan demikian kita akan lebih fokus dalam bekerja dan terhindar dari kesibukan yang tidak produktif dan menyebabkan stress.

REFERENSI

Andreas Kwiatkowski. (2012). Introducing the Eisenhower Matrix. Artikel.  https://einsenhower.me/eisenhower-matrix/ diakses pada 31 Maret 2020

Dimas Gustino. (2019). Eisenhower Matrix. Artikel. httpps://sis.binus.ac.id/2019/0305/ eisenhower-matrix/ diakses pada 31 Maret 2020

Laura Scroggs. (2019). Workflow Guide: Avoid the Urgency Trap with the Eisenhower Matrix. Artikel. https://doist.com/blog/eisenhower-matrix/ diakses pada 31 Maret 2020

Evarizma Zahra. (2019). Membuat Prioritas Pekerjaan Dengan Eisenhower Matrix. Video. https://bizlab.co.id/akses-video-membuat-prioritas-kerja-dengan-eisenhower-matrix/ diakses pada 7 April 2020