PEMUTAKHIRAN DATA MANDIRI ASN dan PPT NON ASN

23 Juni 2021
37163x Dilihat
Artikel Ilmiah

PEMUTAKHIRAN DATA MANDIRI ASN dan PPT NON ASN

A. Pendahuluan

Untuk memperoleh data Aparatur Sipil Negara (ASN) yang akurat, terkini dan terintegrasi yang mendukung terwujudnya Satu Data Aparatur Sipil Negara sesuai dengan prinsip Satu Data Indonesia, perlu dilakukan pemutakhiran data mandiri Aparatur Sipil Negara (ASN). Tanggal 10 Mei 2021 kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) mengeluarkan sebuah keputusan nomor 87 tahun 2021 tentang Pemutakhiran Data Mandiri Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara Secara Elektronik.

Pemutakhiran data ini dilakukan untuk memenuhi target terwujudnya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) sesuai Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan target satu data Aparatur Sipil Negara (ASN) sesuai Perpres Nomor 39 tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia.

Untuk mendapatkan data Aparatur Sipil Negara (ASN) yang akurat, terkini dan terintegrasi maka perlu memanfaatkan tekhnologi informasi. Untuk merealisasikan itu semua Badan Kepegawaian Negara sudah membangun yang Namanya aplikasi MySAPK berbasis gawai (mobile) dan web.

Dalam tulisan ini nantinya akan membicarakan Pemutakhiran Data ASN dan PPT ASN.

B. Isi

1. Tujuan Pemutakhiran Data Mandiri?

Adapun yang menjadi tujuan pemutakhiran Data Mandiri adalah:

1. Memberikan acuan pelaksanaan dan pedoman dalam rangka penyelenggaraan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT Non ASN secara elektronik tahun 2021;

2. Mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas data ASN; dan

3. Meningkatkan kualitas dan integritas data dalam rangka mendukung terwujudnya Satu Data ASN dan kebijakan pemerintah di bidang manajemen Aparatur Sipil Negara.

2. Apa itu ASN dan PPT Non ASN?

Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.

Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.

Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.

Sementara itu Pejabat Pimpinan Tinggi adalah pegawai Non ASN yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT)

3. Apa itu PDM dan Aplikasi Pendukungnya?

Pemutakhiran Data Mandiri yang selanjutnya disingkat PDM ASN adalah proses peremajaan dan pembaharuan data secara mandiri yang bertujuan untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas data.

Adapun aplikasi pendukungnya adalah sebagai berikut:

4. Siapa Saja Yang Terlibat Dalam PDM-ASN?

1. Pengguna

Yang dimaksud pengguna disini adalah ASN dan PPT Non ASN yang menggunakan MySAPK.

2. Verifikator

Verifikator merupakan PNS yang ditunjuk oleh instansi untuk melaksanakan proses verifikasi.

3. Approval

Approval merupakan PNS di unit kerja Kepegawaian/BKD/unit pelaksana teknis yang ditunjuk melakukan persetujuan.

4. Admin

Admin merupakan PNS yang ditunjuk oleh instansi sebagai Admin instansi.

5. Apa Saja Data Yang Dimutakhirkan?

Data Personal

Data yang berisi informasi mengenai data diri PNS.

2. Data Riwayat

Data yang berisi informasi Riwayat terakhir PNS disertai dengan data dukung.

Adapun data-data apa saja yang harus dimutakhirkan PNS adalah sebagai berikut:

Data Personal*	Riwayat Keluarga
Riwayat Jabatan*	Riwayat Peninjauan Masa Kerja
Riwayat Pendidikan & Diklat (kursus)*	Riwayat Pindah Instansi*
Riwayat SKP (2 tahun terakhir)*	Riwayat CLTN*
Riwayat Penghargaan*	Riwayat CPNS/PNS*
Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang*	Riwayat Organisasi
*Wajib Dimutakhirkan

Adapun data-data apa saja yang harus dimutakhirkan PPPK dan PPT Non-ASN adalah sebagai berikut:

Data Personal*

Riwayat Diklat (kursus)*

Riwayat Penghargaan/tanda jasa

Riwayat Keluarga

Riwayat Organisasi

*Wajib Dimutakhirkan

Data Personal

Data yang berisi informasi mengenai data pribadi ASN dan PPT Non-ASN.

Elemen Data : NIP baru, NIK, Nama, Gelar Depan, Gelar Belakang, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Email, Nomor HP, Nomor Telepon, Nomor NPWP, Nomor BPJS.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu KTP.

Riwayat Jabatan

Data yang berisi informasi Riwayat jabatan yang pernah diampu PNS berdasarkan tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang dalam sebuah jabatan ASN berdasarkan surat keputusan pengangkatan jabatan ASN.

Elemen Data : Jenis Jabatan, Jenis Nama Jabatan, Nama Jabatan, TMT Eselon, TMT Jabatan.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Pengangkatan Dalam Jabatan.

Riwayat Pendidikan

Data yang berisi informasi Riwayat kualifikasi Pendidikan formal PNS dari jenjang paling tinggi samai jenjang paling rendah yang diselenggarakan di sekolah/universitas/institusi.

Elemen Data : Tingkat Pendidikan, Nama Program, Tahun Lulus, Tanggal Lulus, Nomor Ijazah, Nama Sekolah.

Tingkat Pendidikan

SLTP

SLTA

Diploma I

Diploma II

Diploma III

S-1

S-2

S-3

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Ijazah kelulusan dari sekolah/universitas/institusi.

Riwayat Diklat

Data yang berisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi Diklat struktural, teknis/fungsional, seminar/workshop/magang/sejenis.

Diklat struktural merupakan diklat yang dilakukan guna memberikan wawasan, pengetahuan, keahlian, ketrampilan, sikap serta perilaku dalam bidang kepemimpinan aparatur, yang bertujuan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan dalam jenjang jabatan struktural tertentu.

Contoh : Diklat PIM Tingkat IV

Diklat Teknis merupakan diklat yang dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas PNS.

Contoh : Diklat Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintahan

Diklat Fungsional merupakan jenis diklat PNS yang dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing.

Contoh : Diklat TOT Perencanaan Peningkatan Kinerja.

Elemen Data : Jenis Diklat, Nomor Diklat/Kursus, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Tahun SK, Jenis Latihan, Durasi, Institusi Penyelenggara.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Sertifikat Pendidikan/Pelatihan/Kursus/Seminar

Riwayat Kursus

Data yang bersisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi seminar, kursus, atau pembelajaran pengetahuan keterampilan, penataran.

Elemen Data : Jenis Diklat/Kursus, Nomor Diklat/Kursus, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Tahun SK, Jenis Latihan, Durasi, Institusi Penyelenggara.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Sertifikat Pendidikan/Pelatihan/Kursus/Seminar.

Riwayat SKP

Data yang berisi informasi Riwayat penilaian prestasi kerja selama 2 tahun terakhir yang dilakukan berdasarkan perencanaan kinerja pada tingkat individu dan tingkat unit atau organisasi dengan memperhatikan target, capaian, hasil, dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS.

Elemen Data : Jabatan, Tahun, Nilai SKP, Nilai Perilaku Kerja, Nilai Prestasi Kerja, Data Pejabat Penilai, Data Atasan Pejabat Penilai.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu SKP yang sudah ditandatangani oleh yang bersangkutan atau Pejabat yang Berwenang.

Riwayat Penghargaan/Tanda Jasa

Data yang berisi informasi Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan berdasarkan penilaian konstribusi balas jasa pemerintah yang diberikan langsung kepada PNS.

Elemen Data : Jenis Penghargaan, Tahun SK, Nomor SK, Tanggal SK.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Penghargaan/Tanda Jasa.

Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang

Data yang berisi informasi Riwayat pangkat dan golongan ruang selama bekerja.

Elemen Data : Golongan, Nomor SK, Tanggal SK, TMT Golongan, Nomor Pertek, Tanggal BKN, Masa Kerja Golongan (bulan, tahun), Tanggal Usul, Jenis Kenaikan Pangkat.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Kenaikan Pangkat.

Riwayat Keluarga

Data yang berisi informasi keluarga, orang tua (ayah, ibu), data pasangan (suami/istri) dan anak.

Elemen Data : Data Orang Tua, Suami, Anak (Gelar Depan, Gelar Belakang, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Email, Jenis Dokumen, Alamat, Nomor HP, Nomor Telepon, Status Pernikahan, Akta Kelahiran, Status Hidup (Hidup/Meninggal), AKta Meninggal, Tanggal Meninggal, Nomor NPWP, Tanggal NPWP.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Kartu Keluarga dan Buku Nikah.

Riwayat Peninjauan Masa Kerja

Data yang berisi informasi Riwayat penetapan persetujuan peninjauan masa kerja ASN.

Elemen Data : Jenis PMK, Instansi/Perusahaan, Tanggal Awal, Tanggal Akhir, Nomor Surat Keputusan.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja.

Riwayat Pindah Instansi

Data yang berisi informasi Riwayat pemindahan ASN dari instansi kerja lama ke instansi kerja baru.

Elemen Data : Jenis Pemindahan, Jenis Jabatan Lama, Jenis Pegawai, Jenis Jabatan Baru, Instansi Kerja Lama/Baru, Nomor SK BKN, Tanggal SK BKN, TMT Pindah Instansi, Nomor Surat Instansi Asal/Tujuan, Tanggal Surat Instansi Asal/Tujuan.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Pindah Instansi.

Riwayat Cuti Diluar Tanggungan Negara

Data yang berisi informasi Riwayat penetapan status cuti diluar tanggungan negara mulai dari persetujuan hingga pengaktifan Kembali.

Elemen Data : Jenis CLTN, Nomor SK CLTN, Tanggal Surat Keputusan, Tanggal Awal, Tanggal Akhir, Tanggal Aktif, Nomor BKN, Tanggal BKN.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan Penetapan CLTN.

Riwayat CPNS/PNS

Data yang berisi informasi Riwayat status kedudukan CPNS atau PNS sesuai dengan SK.

Elemen Data : Nomor SK CPNS dan Tanggal SK CPNS.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Surat Keputusan PNS, Surat Keputusan CPNS.

Riwayat Organisasi

Data yang berisi informasi Riwayat pengalaman berorganisasi yaitu Riwayat pengalaman PNS bergabung dan berkontribusi di dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan profesi dan/atau sesuai dengan tugas dan fungsi.

Elemen Data : Nama Organisasi, Jenis Organisasi, Jabatan Organisasi, Pengalaman, Tanggal Mulai.

Yang harus diunggah pada Data Personal yaitu Sertifikat Organisasi.

6.Siapa Verifikator PDM?

Verifikator Instansi

Unit kerja kepegawaian Kantor Wilayah/Kantor/Lembaga Non Struktural/Unit Pelaksana Teknis atau sejenis dan/atau Kepegawaian di lingkungan Kantor Pusat;
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan/atau Badan Kepegawaian Daerah (BKD) atau sejenisnya.

2.Approval Instansi

Unit kerja kepegawaian dilingkungan kantor pusat atau dapat didelegasikan ke unit pelaksana teknis atau sejenis;
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) atau dapat didelegasikan ke Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) atau sejenisnya.

3. Verifikator & Approval BKN

Unit kerja terkait dengan tugas dan fungsi mutasi kepegawaian, status dan kedudukan kepegawaian (BKN Pusat);
Satuan kerja terkait tugas dan fungsi mutasi kepegawaian, status dan kedudukan kepegawaian (Kantor Regional BKN).

7.Bagaimana Cara Akses MySAPK?

Alur Akses MySAPK adalah sebagai berikut:

PNS, PPPK, PPT non ASN membuka aplikasi MySAPK;
Lakukan lupa Password;
Menerima Token dan Aktivasi MySAPK di alamat Email yang dimasukkan;
Log In MySAPK;
Masuk MySAPK.

8. Apa Yang Dapat Dilakukan Pada Saat Pemutakhiran Data Mandiri?

Yang dapat dilakukan pada saat pemutakhiran data adalah sebagai berikut:

Memeriksa dan memverifikasi data personal dan Riwayat;
Melakukan perubahan data personal dan Riwayat terkini;
Menambah data personal dan Riwayat terkini.

9. Bagaimana Melakukan Pemutakhiran Data Mandiri?

PNS dapat memutakhirkan data dengan cara dibawah ini:

PNS Login ke MySAPK;
Pilih Pemutakhiran Data Mandiri;
Memeriksa dan memverifikasi data pada setiap Riwayat;
Melengkapi Riwayat dengan mengunggah dokumen pendukung;
Mengirim pengajuan dan mengunduh bukti pemutakhiran;
Selesai melakukan update data mandiri.

10. Jadwal Pelaksanaan

Jadwal pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN tahun 2021 berlangsung pada bulan juli 2021;
Persiapan pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN dilakukan oleh user admin instansi SIASN paling lambat pada akhir minggu terakhir bulan Juni 2021;
Pengisian usul pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN dilakukan sampai bulan Oktober 2021 dan dapat diperpanjang sesuai dengan hasil monitoring dan evaluasi;
Proses verifikasi dan persetujuan data dilakukan sampai dengan akhir bulan Januari 2022 dan dapat diperpanjang sesuai dengan hasil monitoring dan evaluasi.

11. Sanksi

Apabila ASN dan PPT non ASN tidak melaksanakan pemutakhiran data mandiri melalui MySAPK pada periode yang telah ditentukan, maka pelayanan manajemen kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses;
Jika Pejabat Pembina Kepegawaian tidak menyelesaikan verifikasi data sampai batas waktu yang ditentukan, maka Pejabat Pembina Kepegawaian akan mendapatkan teguran tertulis dari BKN.

C. Penutup

Pemutakhiran data mandiri adalah proses peremajaan dan pembaharuan data secara mandiri yang bertujuan untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas data.

Pemutakhiran data dilakukan oleh Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Pejabat Pimpinan Tinggi non ASN (PPT non ASN). Setiap ASN dan PPT non ASN dipersilahkan untuk mengikuti prosedur yang sudah dibuat.

Jadwal pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN tahun 2021 berlangsung pada bulan juli 2021, Persiapan pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN dilakukan oleh user admin instansi SIASN paling lambat pada akhir minggu terakhir bulan Juni 2021, Pengisian usul pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN dilakukan sampai bulan Oktober 2021 dan dapat diperpanjang sesuai dengan hasil monitoring dan evaluasi, Proses verifikasi dan persetujuan data dilakukan sampai dengan akhir bulan Januari 2022 dan dapat diperpanjang sesuai dengan hasil monitoring dan evaluasi.

Apabila ASN dan PPT non ASN tidak melakukan pemutakhiran data mandiri melalui MySAPK pada periode yang telah ditentukan, maka pelayanan manajemen kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses, jika Pejabat Pembina Kepegawaian tidak menyelesaikan verifikasi data sampai batas waktu yang ditentukan, maka Pejabat Pembina Kepegawaian akan mendapatkan teguran tertulis dari BKN.

Untuk kemudahan pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN, Badan Kepegawaian Negara Menyusun buku petunjuk pelaksanaan pemutakhiran data mandiri ASN dan PPT non ASN secara elektronik tahun 2021 melalui MySAPK dalam format softcopy yang dapat diunduh di website www.bkn.go.id serta MySAPK.

DAFTAR RUJUKAN

Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

Perpres Nomor 39 tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia.

Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 87 tahun 2021 tentang Pemutakhiran Data Mandiri Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara Secara Elektronik.

Penulis:

Editor:

Sumber:

Menu