• 1 Desember 2020
• 2954x Dilihat
• Artikel Ilmiah

PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS ( Telaah PMA No.4 Tahun 2016 Tentang Tata Persuratan Dinas) / Yasir Arafat

PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS

 ( Telaah PMA No.4 Tahun 2016 Tentang Tata Persuratan Dinas)

 

 

A.  Latar Belakang

    Surat dalam pengertian umum adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sedangkan istilah tata persuratan dinas mempunyai pengertian pengaturan penyelenggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan organisasi/kantor.

    Dengan demikian maka yang dimaksud dengan tata persuratan dinas adalah mengatur cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan. Oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna.

      Era kecanggihan teknologi informasi, selayaknya tata persuratan perlu diselaraskan dan mengikuti perkembangan jaman, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Oleh karena itu pengaturan tata persuratan diupayakan menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga  tata persuratan dapat terlaksana dengan lebih baik.

Ada beberapa asas tata persuratan sebagaimana diatur dalam PMA No.4 Tahun 2016, yaitu:

1. Asas Keamanan

Surat dinas harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan.

2.  Asas Pertanggungjawaban (akuntabilitas)

Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, oleh penandatangan surat baik dari segi isi, format maupun prosedurnya.

3.  Asas Keterkaitan

Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya.

4.  Asas Pelayanan Prima

Surat dinas harus dapat diselesaikan cepat, jelas, aman, ekonomis, tidak berbelit-belit, dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

5.   Asas Efisiensi

Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input.

6.   Asas Efektivitas

Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna.

 

B.  Pembahasan

     Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui golongan dan jenis surat dinas sesuai PMA No.4 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas. Hal ini penting diketahui untuk dapat mengukur kinerja pengelola administrasi tata persuratan di sebuah instansi.

     Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang hidup arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat serta kewenangan penandatanganan.

Menurut  PMA No.4 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas, surat dinas digolongkan menjadi dua, yaitu:

1. Surat statuter, dan
2. Surat nonstatuter

Lebih lanjut dalam PMA No.4 Tahun 2016 dijelaskan pula tentang jenis-jenis surat dinas. Adapun jenis-jenis surat dinas sebagaimana yang akan penulis paparkan di bawah ini:

1. Surat statuter, terdiri dari:

1. Peraturan Menteri Agama (PMA), adalah jenis Peraturan Perundang-undangan yang materinya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat nurmatif/mengatur tentang sesuatu kebijakan dan merupakan tindak lanjut dari Peraturan Perundang-Undangan yang hirarkinya lebih tinggi. Contohnya PMA No.4 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas.
2. Keputusan Menteri Agama (KMA), adalah jenis peraturan Perundang-Undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu objek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Menteri.
3. Instruksi Menteri Agama (IMA), adalah perintah Menteri Agama untuk melaksanakan suatu peraturan Perundang-Undangan atau kebijakan.
4. Peraturan Pimpinan Satuan Organisasi, adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok menteri Agama dalam lingkungan satuan organisasi.
5. Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi, adalah jenis peraturan Perundang-Undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subjek/objek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan peraturan organisasi.
6. Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi, adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi.

       b.  Surat nonstatuter, terdiri dari:

1. Surat dinas, adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan, pernyataan, anjuran, saran, permintaan, tanggapan, dan jawaban atas pertanyaan/permintaan.
2. Nota dinas, adalah surat yang sifatnya formal isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi.
3. Edaran, adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan atau instruksi.
4. Laporan, adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan padanya.
5. Telegram, adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf.
6. Surat kawat, adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos.
7. Memo, adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi.
8. Pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum.
9. Undangan, adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari,tanggal,jam,tempat dan acara yang telah ditentukan. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan:

1. Pakaian yang harus digunakan
2. Undangan harap di bawa

     10.Surat pengantar, adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yang disertai penjelasan singkat.

     11.Telepon, alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi tercepat.

     12.Teleks, adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram.

     13. Faksimile (Fax), adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan facsimile dari jarak jauh. ( surat aslinya wajib dikirm melalui pos)

   14.Elektronik mail (e-mail), adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas “copy carbon” (tembusan) , sehingga memungkinkan                          mengirimkan isi surat yang sama ke beberapa alamat pemakai internet.

  15.www (word wide wib) atau website, adalah fasilitas tayangan informasi biasa disebut homepage yang juga memiliki akamat-alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) berdasarkan nama kelompoknya ( domain name)

C.  Penutup

     Agar tidak terjadi kesalahan dalam membuat surat, maka pembagian penggolongan dan jenis-jenis surat  wajib dipahami dan ketahui oleh para pengelola administrasi tata persuratan.

Dengan keluarnya PMA No. 4 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Kementerian Agama, maka diharapkan semua organisasi dan kantor yang berada di bawah bendara Kementerian Agama wajib mematuhinya, agar ada keseragaman, baik dari segi format maupun penggolongan dan jenis-jenis surat dinas.

 

Bahan Bacaan/ Daftar Pustaka

1. PMA RI No.10 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama.
2. PMA No. 4 Tahun 2016 tentang Tata Persuratan Dinas
3. Arief Priyo Gunawan, 2014. Kamus Master EYD. Penerbit Laksana: Yogyakarta.